RGPD EN LA VIDA DE TRABAJO

Seguimiento y control de los empleados en el lugar de trabajo

El monitoreo y control de los empleados en el lugar de trabajo no es infrecuente. Por ejemplo, cuando una empresa realiza un seguimiento del rendimiento de los empleados, utiliza tecnología de posicionamiento o vigilancia por cámara.

Requisitos para que los empleadores procesen los datos personales de los empleados

A continuación puede leer un resumen de lo que se requiere para que el tratamiento de datos personales por parte del empleador esté permitido y sea legal en virtud del RGPD.

Cuando dicho control implica el procesamiento de datos personales de los empleados, el empleador debe cumplir con las reglas del RGPD. Sin embargo, el derecho del empresario a controlar a sus trabajadores se rige, ante todo, por el Derecho laboral nacional.

¿Pueden los empleadores llevar a cabo el seguimiento y control de los empleados en los lugares de trabajo y hacer un seguimiento de su desempeño laboral?

Sí, se puede permitir monitorear y controlar a los empleados en el lugar de trabajo y hacer un seguimiento de su desempeño laboral, pero el empleador debe cumplir con las reglas del RGPD al procesar los datos personales.

Legalidad, regularidad y transparencia
Limitación de la finalidad
Minimización de datos
Exactitud
Minimización del almacenamiento
Integridad y confidencialidad
Rendición de cuentas

Consentimiento
Ejecución de un contrato con el interesado
Obligación jurídica
Intereses fundamentales
Tareas realizadas en interés público o en el ejercicio del poder público
Interés legítimo

Subjektivt integritetskänsliga personuppgifter

Informar sobre el tratamiento

Se informará a los empleados sobre el tratamiento de sus datos personales y los controles que el empleador puede llevar a cabo a través de los datos. Por ejemplo, los datos personales se recopilan cuando los empleados utilizan los sistemas de TI de la empresa y tienen derecho a saber qué está haciendo el empleador con esa información. Según la norma principal, la información sobre el tratamiento debe facilitarse de manera clara, fácilmente accesible y fácilmente comprensible. La información debe contener al menos lo que se establece en el artículo 13 del RGPD o, en su caso, en el artículo 14 del RGPD.

Evaluación de impacto

Antes de que el empleador comience a procesar datos personales, el empleador debe investigar si se requiere una evaluación de impacto de protección de datos (DPIA). El objetivo de la evaluación de impacto es averiguar qué riesgos conlleva el tratamiento y qué consecuencias puede causar. Por ejemplo, el empleador debe llevar a cabo una evaluación de impacto si, de manera sistemática, desea supervisar la forma en que los empleados utilizan el correo electrónico e Internet.

¿Se le permite a un empleador monitorear el desempeño laboral de los empleados?

Es común que los empleadores supervisen el rendimiento laboral de los empleados y traten datos personales en relación con esto. Por ejemplo, cuando está justificado hacer el seguimiento a nivel individual, en lugar de a nivel de grupo.

Sin embargo, no está permitido hacer un seguimiento del rendimiento, a menos que esa fuera la idea del procesamiento desde el principio. Además, los empleados deben haber sido informados del procesamiento. Los datos personales se tratarán para los fines para los que se recogieron, no para otros fines incompatibles.

¿Por qué algunos empleadores monitorean el desempeño laboral de los empleados?

El empleador puede tener la necesidad de medir el rendimiento laboral para cumplir el contrato de trabajo. Por ejemplo, si un vendedor solo trabaja con un salario basado en comisiones, es necesario saber cuánto ha vendido el vendedor, para poder calcular y pagar el salario correcto. En tales casos, la base legal para el procesamiento es el contrato con el interesado (es decir, el contrato de trabajo).

¿Puede el empleador tener un interés legítimo para medir y hacer un seguimiento del desempeño laboral?

Se puede permitir medir y hacer un seguimiento del desempeño laboral con fines legítimos, siempre que se haga de una manera razonable que no sea ofensiva para los empleados. Por ejemplo, para gestionar, organizar, planificar y hacer un seguimiento del trabajo de los empleados.

En tales casos, a menudo es más adecuado aplicar la base jurídica del interés legítimo con arreglo al artículo 6, apartado 1, letra f), del RGPD. Sin embargo, el empleador debe llevar a cabo y documentar un equilibrio de intereses, para ver si existe un interés legítimo o no, antes de que se lleve a cabo el procesamiento.

Uso de sistemas informáticos en el trabajo

Las empresas que procesan datos personales tienen la obligación de protegerlos, tomando las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas. En otras palabras, al tener un nivel suficientemente alto de seguridad de la información. Por lo tanto, es importante que la empresa también informe a sus empleados sobre cómo usar, por ejemplo, los sistemas de TI. Además, la empresa debe establecer procedimientos e instrucciones para los empleados sobre cómo usar, por ejemplo, sus teléfonos móviles y computadoras.

Uso de dispositivos en el trabajo

No es raro que los empleadores prohíban a sus empleados instalar aplicaciones móviles para uso privado, que no son necesarias para el desempeño de sus funciones, en un teléfono o computadora de trabajo. La razón de esto es reducir el riesgo de acceso no autorizado a la información relacionada con el trabajo en el dispositivo.

El derecho del empleador a seguir la instrucción impartida

El empleador puede tener un interés legítimo en hacer un seguimiento de si los empleados siguen las instrucciones. La empresa puede tener acceso a los diarios de navegación sobre el uso de equipos y sistemas informáticos, y comprobarlos periódicamente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el registro puede ser un procesamiento sensible a la privacidad y, por lo tanto, es importante que no haya más intervención de la necesaria para el propósito.

¿Está permitido que los empleadores utilicen sistemas de posicionamiento (GPS) que rastreen indirectamente a los empleados?

Sí, a los empleadores se les puede permitir usar sistemas de posicionamiento (GPS) que rastrean indirectamente a los empleados. Se ha vuelto más común que las empresas comprueben, por ejemplo, dónde se encuentran sus equipos de trabajo, como los vehículos, a través de sistemas de posicionamiento (GPS). Por ejemplo, en empresas que trabajan con el transporte, como los mensajeros.

Seguimiento de la ubicación de los empleados

Es importante entender que el uso de sistemas de posicionamiento también en muchos casos controla la ubicación de los empleados. Esto hace posible monitorear a los empleados. Por lo tanto, es importante minimizar el riesgo de intrusión indebida en la privacidad de los empleados.

¿Pueden los empleadores usar cámaras de vigilancia de los empleados en el lugar de trabajo?

Para que una empresa implemente la vigilancia con cámara en el lugar de trabajo, debe haber razones sólidas. Esto se debe a que es una violación de la privacidad que muchas personas quieren evitar mientras trabajan. Las empresas no siempre necesitan un permiso para realizar vigilancia con cámara en el lugar de trabajo, pero esto no significa que siempre esté permitido.

Por ejemplo, una empresa puede tener razones para tener vigilancia con cámara en la oficina durante las noches después de las horas de trabajo para prevenir el crimen, como el robo. Una empresa también puede tener fuertes razones para controlar sus existencias, en los casos en que los productos tienen un alto valor.

¿Está permitido comprobar los vehículos u otros equipos de la empresa utilizando la tecnología de posicionamiento (GPS)?

Algunas empresas, incluidas las del sector del transporte, a menudo controlan sus vehículos y cualquier otro equipo a través de sistemas de posicionamiento. Indirectamente, esto significa que el empleador también supervisa a sus empleados y dónde se encuentran.

Este control supone un riesgo para los empleados. El empleador debe analizar si debe llevar a cabo una evaluación de impacto relativa a la protección de datos antes de iniciar dicho tratamiento.

¿Qué información no se puede procesar?

Tenga en cuenta que no está permitido procesar los datos personales recopilados de ninguna manera, solo porque tiene una base legal para recopilarlos. Por ejemplo, una empresa no debe controlar cuánto tiempo los empleados toman descansos a través de los datos recopilados, incluso si dicha información podría deducirse de los datos recopilados.

Este control supone un riesgo para los empleados. El empleador debe analizar si debe llevar a cabo una evaluación de impacto relativa a la protección de datos antes de iniciar dicho tratamiento.

Cuando un vehículo es utilizado por el empleado tanto en privado como en el trabajo

Si a un empleado se le permite usar el vehículo tanto para fines laborales como privados, el empleado debe poder desactivar el seguimiento cuando no esté trabajando. Muy a menudo, está prohibido monitorear la posición del vehículo de los empleados cuando no están trabajando.

Base jurídica para el uso de técnicas de posicionamiento para el seguimiento de los empleados:

- El interés legítimoes la base legal más común que utilizan las empresas al monitorear a los empleados a través de la tecnología de posicionamiento. Ejemplos de cuándo un empleador puede tener un interés legítimo en monitorear el posicionamiento de los empleados incluyen los siguientes:
1. Razones de seguridad.
2. Asignación de recursos.
3. Gestión y administración de logística.
- En su lugar, la obligación legalpuede constituir una base jurídica adecuada para su utilización en determinados casos. Por ejemplo, si el empleador necesita reportar los registros de manejo de sus empleados a la autoridad tributaria.

¿Está permitido que los empleadores implementen cámaras de vigilancia para verificar cómo trabajan los empleados?

No, generalmente no está permitido como empleador implementar cámaras de vigilancia para verificar cómo trabajan los empleados. Está prohibido usar cámaras en el lugar de trabajo para monitorear el desempeño laboral y cómo los empleados trabajan regularmente.

Sin embargo, se puede permitir la vigilancia con cámara en ciertos procesos de fabricación peligrosos u otras circunstancias específicas, con el fin de prevenir accidentes y proteger al personal o la propiedad.

Llevar a cabo una evaluación de impacto antes de que comience la vigilancia con cámara

Es importante tener en cuenta que el empleador puede tener que llevar a cabo y documentar una evaluación de impacto de protección de datos (DPIA) antes de que comience la vigilancia por cámara. Además, es posible que el empleador tenga que solicitar una consulta previa con la autoridad responsable de la protección de datos, si sigue existiendo un alto riesgo para los interesados. Además, es importante informar a los empleados sobre la vigilancia de la cámara en un aviso de privacidad.

La compañía recibió una multa después de haber tenido vigilancia con cámara donde los empleados se cambiaron de ropa

Una empresa recibió una multa de 34 000 EUR de la autoridad islandesa de protección de datos después de haber tenido vigilancia por cámara en el lugar donde los empleados solían cambiarse a su ropa de trabajo. Además, la compañía no había informado a los empleados sobre la vigilancia con cámara. La Autoridad de Protección de Datos de Islandia también ordenó a la empresa que cesara la vigilancia por cámara en el vestuario.

MÁS INFORMACIÓN SOBRE RGPD

Responsabilidad de los empleadores en el tratamiento de datos personales

El empleador es el responsable del tratamiento de los datos personales cuando trata los datos personales de sus empleados. A menudo, el empleador procesa datos personales sensibles de los empleados, como información sobre la baja por enfermedad (que son datos sobre salud). Así como datos sensibles a la privacidad, como detalles bancarios y números de cuenta para pagos de nómina. Por lo tanto, los empleados se consideran sujetos de datos en virtud del RGPD. Tienen derecho a la información sobre el procesamiento del empleador, incluido el derecho a solicitar que se cumplan sus otros derechos en virtud del RGPD. Por lo tanto, es importante que el empleador disponga de procedimientos internos para informar y tramitar dichas solicitudes de sus propios empleados.