GDPR på arbejdspladsen
Overvågning og kontrol af medarbejdere på arbejdspladsen
Overvågning og kontrol af medarbejdere på arbejdspladsen er ikke ualmindeligt. For eksempel, når en virksomhed sporer medarbejdernes præstationer, bruger positioneringsteknologi eller kameraovervågning.
Krav til overvågning af og kontrol med ansatte på arbejdspladsen
Nedenfor kan du læse en oversigt over, hvad der kræves for, at arbejdsgiverens behandling af personoplysninger er tilladt og lovlig i henhold til GDPR.
Når en sådan kontrol indebærer behandling af medarbejdernes personoplysninger, skal arbejdsgiveren overholde reglerne i GDPR. På den anden side er arbejdsgiverens ret til at kontrollere sine ansatte først og fremmest reguleret af national arbejdsret.
Kan arbejdsgiverne overvåge og kontrollere medarbejderne på arbejdspladserne og følge op på deres arbejdsindsats?
Ja, det kan være tilladt at overvåge og kontrollere medarbejderne på arbejdspladsen og følge op på deres arbejdsindsats, men arbejdsgiveren skal overholde reglerne i GDPR, når han behandler personoplysningerne.
Opfølgning på individuelt niveau
Det er almindeligt for arbejdsgivere at overvåge medarbejdernes arbejdsindsats og behandle personoplysninger i forbindelse hermed. F.eks. når det er berettiget at foretage opfølgningen på individuelt niveau i stedet for på gruppeniveau. Det er dog ikke tilladt at følge op på ydeevnen, medmindre det var ideen med behandlingen fra starten. Derudover skal medarbejderne være informeret om behandlingen. Personoplysninger behandles til det formål, hvortil de blev indsamlet, og ikke til andre uforenelige formål.
Måling af arbejdsindsatsen med henblik på opfyldelse af ansættelseskontrakten
Arbejdsgiveren kan have behov for at måle arbejdsindsatsen for at opfylde ansættelseskontrakten. For eksempel, hvis en medarbejder sælger kun arbejder med provision-baserede løn, er det nødvendigt at vide, hvor meget sælgeren har solgt, for at kunne beregne og betale den korrekte løn. I sådanne tilfælde er retsgrundlaget for behandlingen kontrakten med den registrerede (dvs. ansættelseskontrakten).
Følge op på arbejdsindsatsen til andre legitime formål
Det kan være tilladt at måle og følge op på arbejdsindsatsen til andre legitime formål, forudsat at det sker på en rimelig måde, der ikke er stødende for medarbejderne. For eksempel at styre, organisere, planlægge og følge op på medarbejdernes arbejde. I sådanne tilfælde er det ofte mere hensigtsmæssigt at anvende retsgrundlaget legitim interesse i henhold til artikel 6, stk. 1, litra f), i GDPR. Arbejdsgiveren skal dog foretage og dokumentere en interesseafvejning for at se, om der foreligger en legitim interesse eller ej, inden behandlingen foretages.
Brug af IT-systemer på arbejdspladsen
Virksomheder, der behandler personoplysninger, har pligt til at beskytte dem ved at træffe passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Med andre ord ved at have et tilstrækkeligt højt informationssikkerhedsniveau. Derfor er det vigtigt, at virksomheden også informerer medarbejderne om, hvordan man bruger f.eks. it-systemer. Desuden bør virksomheden fastlægge procedurer og instrukser for medarbejderne om, hvordan de skal bruge f.eks. deres mobiltelefoner og computere.
Brug arbejdstelefon og computer til privat brug
Det er ikke ualmindeligt, at arbejdsgivere forbyder deres ansatte at installere mobile applikationer til privat brug, som ikke er nødvendige for udførelsen af deres opgaver, på en arbejdstelefon eller en arbejdscomputer. Årsagen til dette er at reducere risikoen for uautoriseret adgang til de arbejdsrelaterede oplysninger på enheden.
Kan have en legitim interesse
Arbejdsgiveren kan have en legitim interesse i at følge op på, om medarbejderne følger instrukserne. Virksomheden kan have adgang til logbøger over brugen af IT-udstyr og -systemer og kontrollere dem regelmæssigt. Det er dog vigtigt at huske på, at logning kan være en privatlivsfølsom behandling, og det er derfor vigtigt, at der ikke er mere indgriben end nødvendigt til formålet.
Er det tilladt for arbejdsgivere at anvende positioneringssystemer (GPS), der indirekte sporer medarbejdere?
Ja, arbejdsgivere kan få lov til at bruge positioneringssystemer (GPS), der indirekte sporer medarbejdere. Det er blevet mere almindeligt for virksomheder at kontrollere, f.eks. hvor deres arbejdsudstyr, f.eks. køretøjer, befinder sig gennem positioneringssystemer (GPS). For eksempel i virksomheder, der arbejder med transport, såsom kurerer.
Det er imidlertid vigtigt at forstå, at en sådan anvendelse af positioneringssystemer også i sådanne tilfælde styrer medarbejdernes placering. Dette gør det muligt at overvåge medarbejderne. Derfor er det vigtigt at minimere risikoen for unødig indtrængen i medarbejdernes privatliv.
Retsgrundlag for anvendelse af positioneringssystemer (GPS)
Legitim interesse i henhold til artikel 6, stk. 1, litra f), i GDPR er ofte det mest hensigtsmæssige retsgrundlag for ikke-statslige arbejdsgivere til at støtte deres behandling af personoplysninger, når behandlingen omfatter placering af deres medarbejdere.
Kan arbejdsgivere bruge kameraovervågning af medarbejdere på arbejdspladsen?
For at en virksomhed kan implementere kameraovervågning på arbejdspladsen, skal der være stærke grunde. Dette skyldes, at det er et brud på privatlivets fred, som mange mennesker ønsker at undgå, mens de arbejder.
Virksomheder behøver dog ikke altid en tilladelse til at foretage kameraovervågning på arbejdspladsen, men det betyder ikke, at det altid er tilladt.
For eksempel kan en virksomhed have grunde til at have kameraovervågning på kontoret i nætterne efter arbejdstid for at forhindre kriminalitet, såsom indbrud. En virksomhed kan også have stærke grunde til at overvåge sit lager i tilfælde, hvor produkterne har en høj værdi.
Retsgrundlag for kameraovervågning af medarbejdere
Det er almindeligt, at arbejdsgivere, der ikke er offentlige myndigheder, anvender legitim interesse som retsgrundlag for kameraovervågning af ansatte.
Er det tilladt for arbejdsgivere at implementere kameraovervågning for at kontrollere, hvordan medarbejderne arbejder?
Nej, det er generelt ikke tilladt som arbejdsgiver at implementere kameraovervågning for at kontrollere, hvordan medarbejderne arbejder. Det er forbudt at bruge kameraer på arbejdspladsen til at overvåge arbejdsindsatsen, og hvordan medarbejderne arbejder regelmæssigt. Kameraovervågning kan dog tillades i visse farlige fremstillingsprocesser eller under andre særlige omstændigheder for at forebygge og forebygge ulykker, beskytte personale eller ejendom.
Foretag en konsekvensanalyse
Det er vigtigt at huske på, at arbejdsgiveren kan være nødt til at foretage og dokumentere en konsekvensanalyse, inden kameraovervågningen påbegyndes. Desuden kan arbejdsgiveren være nødt til at anmode om en forudgående høring af den ansvarlige databeskyttelsesmyndighed, hvis der stadig er en høj risiko for de registrerede. Desuden er det vigtigt at informere medarbejderne om kameraovervågningen i en meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger.
Virksomheder fik en bøde efter at have haft kameraovervågning, hvor medarbejderne skiftede
En virksomhed modtog en bøde på 34 000 EUR fra den islandske databeskyttelsesmyndighed efter at have haft kameraovervågning på det sted, hvor medarbejderne plejede at skifte til deres arbejdstøj. Desuden havde virksomheden ikke informeret medarbejderne om kameraovervågningen. Den islandske databeskyttelsesmyndighed beordrede også virksomheden til at indstille kameraovervågningen i omklædningsrummet.
Er det tilladt at kontrollere køretøjer eller andet udstyr ved hjælp af positioneringsteknologi (GPS)?
Nogle virksomheder, herunder i transportsektoren, kontrollerer ofte deres køretøjer og andet udstyr ved hjælp af positioneringssystemer. Indirekte betyder det, at arbejdsgiveren også kontrollerer sine medarbejdere, og hvor de befinder sig.
En sådan overvågning udgør en risiko for arbejdstagerne. Arbejdsgiveren bør analysere, om det er nødvendigt at foretage en konsekvensanalyse, inden behandlingen påbegyndes.
Behandl ikke personoplysninger på nogen måde
Bemærk, at det ikke er tilladt at behandle indsamlede personoplysninger på nogen måde, bare fordi du har et retsgrundlag for at behandle dem. For eksempel bør en virksomhed ikke kontrollere, hvor lange pauser medarbejderne tager gennem de indsamlede data, selv om sådanne oplysninger kan udledes af de indsamlede data.
Når et køretøj anvendes af medarbejderen både privat og på arbejdspladsen
Hvis en medarbejder har lov til at bruge arbejdsstedet både til arbejde og private formål, bør medarbejderen kunne slå sporingen fra, når vedkommende ikke arbejder. Oftest er det forbudt at overvåge medarbejdernes køretøjsposition, når de ikke arbejder.
Retsgrundlag for anvendelse af positionsbestemmelsesteknikker til medarbejderovervågning:
Legitim interesse
Legitim interesse er det mest almindelige retsgrundlag, som virksomheder bruger, når de overvåger medarbejdere gennem positioneringsteknologi. Eksempler på, hvornår en virksomhed kan have en legitim interesse i at overvåge medarbejdernes positionering, omfatter:
- Når det er af sikkerhedsmæssige årsager.
- Til fordeling af ressourcer.
- Til styring og administration af logistik.
Retlig forpligtelse kan i stedet være et passende retsgrundlag at anvende i visse tilfælde. Hvis arbejdsgiveren f.eks. skal indberette kørselsjournaler fra sine ansatte til skattemyndighederne.
Mere om GDPR
Arbejdsgivernes ansvar i forbindelse med behandling af personoplysninger
Arbejdsgiveren er dataansvarlig for personoplysninger i forbindelse med behandling af medarbejderes personoplysninger. Arbejdsgiveren behandler ofte følsomme personoplysninger om personalet, f.eks. oplysninger om sygefravær (som er helbredsoplysninger), samt personoplysninger, f.eks. bankoplysninger og kontonumre til lønudbetalinger. I dette tilfælde er medarbejderne registreret i henhold til GDPR. Det betyder, at medarbejdere bl.a. har ret til information om behandlingen fra arbejdsgiveren. De har også ret til at anmode om, at deres rettigheder i henhold til GDPR overholdes. Det er derfor vigtigt, at arbejdsgiveren har interne procedurer til at informere og håndtere anmodninger fra sine egne medarbejdere.