LA VIDA DE TRABAJO - RGPD
Sistemas de contratación y bases de datos de competencias
Es común que los empleadores procesen datos personales al contratar personal. Lo mismo se aplica cuando se utilizan bases de datos de competencias.
Utilización de sistemas de contratación y bases de datos de competencias
Es importante recordar no procesar más datos personales de los necesarios para el propósito. Además, es importante eliminar o anonimizar los datos personales cuando ya no sean necesarios para procesarlos para el propósito para el que fueron recopilados. En algunos casos, también puede ser apropiado llevar a cabo una evaluación de impacto de la protección de datos (DPIA) antes de que se lleve a cabo el tratamiento previsto.
¿Qué base jurídica debe evitarse para el tratamiento de datos personales en relación con la contratación?
Debe evitarse el consentimiento [artículo 6, apartado 1, letra a), del RGPD] como base jurídica para el tratamiento de datos personales en relación con la contratación. No siempre es una base legal apropiada o permitida apoyar un procesamiento de datos personales. Esto se aplica, entre otras cosas, cuando la relación de poder entre el interesado y el responsable del tratamiento no es igual. Por ejemplo, entre un empleador y un solicitante de empleo, o entre una autoridad y los ciudadanos. Sin embargo, puede ser permitido y apropiado en algunos casos. Por ejemplo, si el empleado quiere tomar una prueba de personalidad.
Base jurídica para el tratamiento de datos personales en relación con la contratación
La base jurídica que un empleador puede utilizar para el tratamiento de datos personales en el contexto de la contratación difiere. Depende de si el empleador es una empresa privada o una autoridad pública.
Interés público
Si el empleador es una autoridad pública, suele utilizar la base jurídica del ejercicio de la autoridad oficial y las tareas de interés público [artículo 6, apartado 1, letra e), del RGPD]. Las autoridades públicas no pueden utilizar el interés legítimo como base jurídica en el ejercicio de sus poderes públicos.
Interés legítimo
Es común utilizar la base jurídica del interés legítimo [artículo 6, apartado 1, letra f), del RGPD] cuando un empleador contrata personal, si se trata de una empresa privada. El interés legítimo significa que la empresa ha sopesado los intereses y ha llegado a la conclusión de que su interés en llevar a cabo el tratamiento supera los intereses y derechos del interesado.
Se informará a los interesados sobre el tratamiento de sus datos personales por parte de los empleadores.
El empleador informará a los interesados sobre el tratamiento de sus datos personales. En este caso, los empleados del empleador deben considerarse como una categoría de interesados en virtud del RGPD.
Por ejemplo, los empleados tienen derecho a saber por qué el empleador procesa sus datos personales y sobre qué base legal el empleador apoya el procesamiento. Además, deben ser informados sobre sus derechos en virtud del RGPD.
Sistemas de contratación y bases de datos de competencias: ¿Cuándo debe el empleador proporcionar la información sobre el procesamiento a los empleados?
El empleador debe proporcionar a los empleados información sobre el procesamiento de sus datos personales. Sin embargo, el plazo al respecto depende de la fuente de los datos personales.
Artículo 13 del RGPD
Se aplica el artículo 13 del RGPD, si el empleador obtiene acceso a los datos personales directamente del empleado. En tales casos, el empleador informará a los empleados sobre el tratamiento a más tardar cuando se recopilen los datos personales.
Artículo 14 del RGPD
El artículo 14 del RGPD se aplica si el empleador recopila los datos personales directamente de otra fuente que no sea el interesado. En tales casos, la información se facilitará en un plazo razonable. Pero no más tarde de un mes después de que el procesamiento haya tenido lugar. No obstante, cuando los datos personales vayan a utilizarse para la comunicación con el interesado, la información se facilitará a más tardar en el momento de la primera comunicación con el interesado. O si el empleador tiene la intención de hacer una divulgación a otro destinatario, la información sobre el procesamiento se proporcionará a más tardar cuando los datos personales se divulguen por primera vez.
Utilización de sistemas de contratación a la hora de contratar nuevo personal para la empresa
Es común que los empleadores utilicen un sistema de reclutamiento al reclutar nuevo personal para la empresa. Esto se aplica tanto a la contratación interna como externa. Tenga en cuenta que no está permitido procesar más datos personales de los necesarios para el propósito del procesamiento. En otras palabras, no está permitido procesar más datos personales de los necesarios para poder evaluar si un solicitante de empleo es adecuado para el servicio o no.
¿Está permitido procesar información sensible en relación con la contratación?
Las empresas deben tener en cuenta no tener un procesamiento demasiado amplio para el servicio específico. Por ejemplo, el empleador debe evitar el procesamiento de información sensible a la privacidad.La compañía también debe evitar el procesamiento de datos personales confidenciales bajo el RGPD al reclutar, pero hay excepciones.
- Por ejemplo, puede ser relevante para una planta de producción de alimentos saber si los empleados tienen alguna alergia relevante. La información sobre alergias es información personal sensible con arreglo al artículo 9 del RGPD, ya que constituye información sobre la salud de una persona.
Si un trabajo implica un alto nivel de responsabilidad, como en términos financieros o de seguridad, puede ser más apropiado solicitar información más completa sobre los solicitantes de empleo, que si la persona trabajará en el servicio al cliente con tareas administrativas más simples.
¿Existe un plazo para el tratamiento de datos personales en el contexto de la contratación?
De acuerdo con la regla general del RGPD, las empresas deben eliminar los datos personales cuando ya no sean necesarios para el propósito para el que fueron recopilados. Sin embargo, la empresa puede necesitar guardar ciertos datos por más tiempo, si esto es necesario para cumplir con otra legislación aplicable.
- Por ejemplo, las empresas tienden a tener que conservar facturas y recibos durante un cierto número de años de acuerdo con su legislación contable nacional.
¿Cuándo deben eliminarse los datos personales recopilados a través del proceso de contratación?
Cuando un empleador va a contratar a una persona, generalmente procesan datos personales como nombres, notas de la entrevista, referencias, etc. Los datos personales deben eliminarse o anonimizarse cuando ya no son necesarios para el proceso de solicitud.
- Sin embargo, la empresa puede retener datos personales mientras el empleado pueda emprender acciones legales contra la empresa. Por ejemplo, si la persona puede apelar contra la denegación de un servicio.
Almacenamiento de datos personales en una reserva de candidatos para futuras contrataciones
Un empleador puede encontrar útil guardar los datos personales de los demandantes de empleo en una reserva de candidatos para futuras contrataciones. En cambio, no puede invocarse la base jurídica del interés legítimo. En tales casos, el empleador debe obtener el consentimiento válido del solicitante de empleo.
Procesar datos personales en bases de datos de habilidades como empleador
Una empresa puede tener un interés legítimo en el tratamiento de datos personales en bases de datos de competencias para la contratación interna. Por ejemplo, qué capacitación ha completado el empleado o qué experiencia tiene en trabajos anteriores.
Además, la empresa puede tener la necesidad de procesar los resultados de varias pruebas de personalidad o similares que el empleado ha tomado. Tenga en cuenta que estos datos personales son sensibles a la privacidad y, por lo tanto, están sujetos a normas más estrictas en virtud del RGPD.
Llevar a cabo una evaluación de impacto del tratamiento de datos
Si un empleador tiene la intención de llevar a cabo verificaciones de antecedentes de los empleados o empleados potenciales antes de la contratación.
Controles de antecedentes
Si un empleador tiene la intención de llevar a cabo verificaciones de antecedentes de los empleados o empleados potenciales antes de la contratación.
Bases de datos de competencias
Si una empresa de contratación crea una base de datos de competencias o una base de datos de candidatos.
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Uso de datos biométricos por parte de los empleadores
Los datos biométricos son datos personales sensibles. Por lo tanto, está prohibido tratar dichos datos con arreglo a la norma general del artículo 9 del RGPD, pero existen excepciones. Ejemplos de datos biométricos son el reconocimiento facial y la lectura de una huella dactilar. Por ejemplo, un empleador puede tener una razón fuerte para usar el reconocimiento facial por razones de seguridad. Esto puede ser permitido en tales casos. Tenga en cuenta que un empleador no debe utilizar el consentimiento como base legal para el procesamiento de datos biométricos, ya que existe una relación de poder desigual entre el empleador y el empleado.