RGPD
El modelo 5S es un buen punto de partida cuando se trabaja con el RGPD
Las empresas deben trabajar de manera eficiente y el modelo 5S es un buen punto de partida cuando se trabaja con el RGPD. Para cumplir con el RGPD y hacerlo sin problemas, es bueno tener procesos claros.
¿Cuál es el modelo 5S que se puede utilizar cuando se trabaja con el RGPD?
El modelo 5S consta de:
- Ordenar – Ordenar documentos y contratos.
- Estructura: sistematizar el trabajo.
- Saneamiento: eliminar los datos personales innecesarios.
- Normalizar: normalizar los procesos y la documentación.
- Sostener: crear buenos hábitos.
Utilice el modelo 5S a nivel de grupo de trabajo
Es más ventajoso utilizar el modelo 5S a nivel de grupo de trabajo. En otras palabras, los empleados coinciden en los parámetros de las cinco S. Además, es importante crear una buena estructura para lograr los mejores resultados posibles. La administración también desempeña un papel importante en el trabajo de RGPD y, por lo tanto, es importante que también se involucren y crean en el trabajo.
Beneficios de racionalizar el trabajo del RGPD
Hay varias ventajas de tener un trabajo efectivo de RGPD a través de procesos buenos y claros. Si no está claro, puede parecer más pesado para los empleados que deben cumplir con RGPD en su trabajo diario y hacerlo de manera eficiente en el tiempo. También existe un mayor riesgo de que los empleados violen el RGPD si no hay procesos claros que puedan seguir.
Es bueno recordar que la mayoría del tiempo que los empleados pasan en su trabajo no va a aumentar el valor del cliente. Cuanto más pueda agilizar el trabajo, más tiempo pueden dedicar a aumentar el valor del cliente.
Ordenar los documentos y acuerdos relacionados con el RGPD
Las empresas necesitan crear diferentes documentos como parte de su trabajo RGPD. Todo, desde diferentes tipos de procedimientos internos hasta textos y acuerdos de información externos. Por ejemplo, avisos de privacidad y acuerdos de procesamiento de datos personales. Qué contratos y documentos se necesitan con mayor precisión depende de la situación y las circunstancias. Por lo tanto, es bueno clasificar los documentos en diferentes grupos y nombrarlos claramente. Un problema que puede surgir si esto no sucede es que los nuevos empleados no encuentran los documentos correctos de una manera fluida, porque no hay una estructura clara.
Clasificación de documentos
Una buena manera de ordenar documentos es trabajar con la clasificación de documentos. En otras palabras, use servicios en la nube, como Google Drive o SharePoint, para ordenar documentos en diferentes carpetas con encabezados claros e historial de versiones, por lo que es fácil encontrar lo que se necesita.
Sistematizar el trabajo
Es importante que la información y la documentación estén disponibles para las personas adecuadas dentro de la organización. Por lo tanto, es bueno sistematizar el trabajo y crear una estructura que funcione bien. La información estará disponible en un lugar adecuado. Tenga en cuenta que puede ser inapropiado tener datos personales sensibles y no sensibles en la misma ubicación, ya que se puede requerir más seguridad para los datos personales sensibles.
Eliminación de datos personales innecesarios
Las empresas deben eliminar los datos personales que ya no son necesarios para el propósito para el que fueron recopilados. No es raro que los empleados encuentren datos personales que no son necesarios cuando hacen un mapa de proceso, y en tales casos deben eliminarse. Es importante dejar de procesar de inmediato, ya que solo se permite procesar los datos personales que sean necesarios para el propósito.
Tener fechas predeterminadas para la eliminación de datos personales
Para no olvidarse de eliminar los datos personales en el momento adecuado, es bueno tener fechas predeterminadas, como la eliminación trimestral. Ese día, los empleados eliminarán los datos personales que ya no sean necesarios, como los correos electrónicos. También puede ser útil usar el día para discutir el trabajo de RGPD, obtener comentarios internos y sugerencias de oportunidades de mejora de los empleados.
Normalizar los procesos
Es beneficioso crear una estructura para los empleados que esté estandarizada. Por ejemplo, implementando carpetas digitales con la documentación RGPD, para que sea fácil de encontrar. La empresa también debe crear procesos estandarizados mediante el desarrollo de plantillas, listas de verificación y otra documentación que los empleados puedan usar en su trabajo de RGPD.
Creando hábitos dentro de la empresa
Para crear buenos hábitos dentro de una empresa cuando se trabaja con RGPD, el empleador debe establecer rutinas internas que los empleados deben seguir. Dentro de las empresas más grandes, generalmente es apropiado tener varios tipos diferentes de procedimientos internos. Estos son algunos ejemplos de áreas para las que las empresas pueden necesitar tener rutinas:
- supresión o anonimización de datos personales;
- tramitar las solicitudes de supresión de datos personales recibidas de los interesados;
- Manejo, documentación y notificación de una violación de datos personales;
Bueno para actualizar y mejorar las rutinas
Las rutinas generalmente cambian con el tiempo y, por lo tanto, es bueno crearlas de una manera que las haga fáciles de cambiar. Los empleados deben tener una gran influencia, ya que son ellos quienes deben implementar la rutina en la práctica. Además, es importante comunicar los cambios con claridad, para que los empleados los entiendan y los sigan.
Los buenos hábitos vienen de arriba
Si la gerencia toma en serio el trabajo de cumplimiento de RGPD y lo comunica claramente, es más probable que los empleados bajo administración también lo hagan. Lo mismo ocurre con los gerentes en el lugar de trabajo. Para que los empleados que en la práctica trabajan con asuntos cubiertos por RGPD en sus tareas obtengan buenos hábitos, es importante que sus gerentes también sigan buenos hábitos. Para que los gerentes tengan buenos hábitos, es importante que a su vez lo hayan recibido de la gerencia.
APRENDE MÁS
Trabajos de mejora
Pocas cosas son perfectas y también lo es el trabajo de RGPD para las empresas. Casi siempre hay margen de mejora. Para mejorar el trabajo, es bueno aprovechar las capacidades y experiencias de los empleados, ya que son ellos los que trabajan con el RGPD en la práctica en sus tareas. Una buena forma de trabajar para facilitar el trabajo de mejora es trabajar de forma ágil. En otras palabras, tener una visión y trabajar en etapas para tratar de alcanzarla. Entre cada etapa, es bueno detenerse, analizar el trabajo e intentar mejorarlo, antes de que comience la siguiente etapa.