Organisatoriska åtgärder
Utbildning för medarbetare inom GDPR och dataskydd i allmänhet
Det är bra att erbjuda utbildning för medarbetare inom GDPR regelbundet. Detsamma gäller för ledningen i företaget. GDPR genomsyrar hela verksamheten, eftersom behandling av personuppgifter är en central del. Till exempel behandlar företag ofta personuppgifter som tillhör medarbetare, kunder, samarbetspartners representanter m.fl. Vid sådana fall måste företaget följa GDPR och det finns mycket information och många regler att hålla reda på.
Utbildning för medarbetare inom GDPR
Medarbetare bör få lämplig utbildning inom GDPR som rör deras arbetsuppgifter. I och med att många personer på företag behandlar personuppgifter som en naturlig del av sina arbetsuppgifter, är det viktigt för dem att känna till reglerna. Till exempel om en kundtjänstarbetare får en begäran från en registrerad om att tillgodose en rättighet, behöver denne hantera ärendet på korrekt sätt. Detsamma gäller en IT-tekniker som underhåller servrar för lagring av personuppgifter. Om en personuppgiftsincident skulle inträffa i samband med arbetet i servrarna, behöver IT-teknikern känna till hur denne ska agera korrekt i enlighet med GDPR för att företaget ska kunna fullgöra sina skyldigheter gällande rapporteringen av personuppgiftsincidenten.
Skriftliga rutiner och instruktioner
GDPR är ett omfattande regelverk, och det behöver inte vara nödvändigt för alla medarbetare att känna till alla regler. Däremot är det viktigt att de känner till de regler som är relevanta för deras arbetsuppgifter och sättet de behandlar personuppgifter på. Därför är det bra att upprätta skriftliga rutiner och instruktioner, för att medarbetarna enkelt ska kunna hålla koll på vad de behöver göra. Dock finns det vissa saker som kan vara bra för alla på företaget att känna till. Till exempel vad som kan utgöra en personuppgiftsincident och hur de ska agera om det inträffar.
Utbildning för dataskyddsombud
Det är bra att erbjuda vidareutbildning för dataskyddsombud, om företaget har ett sådant ombud. Alla företag behöver nämligen inte ha dataskyddsombud. Till exempel är det bra att dataskyddsombudet får möjligheten att utbilda sig genom att gå kurser om ny praxis inom dataskydd eller nya förordningar som kompletterar GDPR, såsom AI-förordningen.
Större företag bör ha dataskyddsambassadörer
På större företag kan det förenkla dataskyddsarbetet mycket om företaget utser dataskyddsambassadörer. Till exempel om ett företag har flera avdelningar som arbetar avskilt. Vid sådana fall kan det vara bra att utse en av medarbetarna på varje avledning till dataskyddsambassadörer. Den personen bör få mer ingående utbildning inom GDPR och dataskydd, samt utses till kontaktperson gällande frågor om GDPR för medarbetarna på avdelningen.
Ledningen kan även i sin tur förmedla viktig information inom dataskydd till dataskyddsambassadörerna, som får i uppgift att förmedla vidare informationen till medarbetarna inom sina respektive avdelningar. En dataskyddsambassadör blir således en kommunikationsväg och knutpunkten mellan ledningen och övriga medarbetare. På så sätt blir det smidigare för företaget att förmedla exempelvis nya policys på området, och att motta information om viktiga dataskyddsrelaterade ärenden.
Mer information om organisatoriska åtgärder
Företag behöver bygga en stark säkerhetskultur
För att ett företag ska ha ett bra dataskydd och följa alla regler i till exempel GDPR, bör de skapa en god och stark säkerhetskultur. Med andra ord, skapa gemensamma värderingar, kunskap och rutiner inom datasäkerhet och cybersäkerhet. Ju bättre säkerhetskultur, desto mindre chans att personuppgiftsincidenter inträffar och desto mildare kan konsekvenserna bli om det väl inträffar.