Informasjon om GDPR
Forbedringsarbeidet i det interne GDPR-arbeidet er kontinuerlig
Forbedringsarbeidet innenfor det interne GDPR-arbeidet er kontinuerlig, noe som betyr at det er godt å hele tiden analysere selskapets arbeid med GDPR for å kunne forbedre det. I tillegg er det nyttig å involvere ansatte i forbedringsprosessen, da de jobber daglig med behandling av personopplysninger.
Det er nesten alltid rom for forbedring
Prosesser er sjelden perfekte, så det er nesten alltid rom for forbedring. Forbedringsarbeidet i det interne GDPR-arbeidet er kontinuerlig, og det er derfor nyttig å regelmessig analysere prosessene for å forbedre dem. I tillegg kan endringer i omverdenen, for eksempel ny lovgivning eller praksis, kreve endringer i utførelsen av arbeidet.
En smidig tilnærming kan gjøre forbedringer enklere
Arbeide smidig, dvs. i etapper med en langsiktig visjon med rom for forbedring og analyse etter hvert trinn, kan gjøre det lettere å se forbedringsmuligheter og sette i gang prosesser for å håndheve dem. Det er viktig å kommunisere visjonen til de ansatte slik at de kan huske den i sitt daglige arbeid.
Få mest mulig ut av medarbeidernes kunnskap
Det er de ansatte i selskapet som utfører behandlingen av personopplysninger som en del av sine oppgaver, mens ledelsen håndterer strategiske spørsmål knyttet til GDPR. Medarbeiderne har derfor mye kunnskap om de praktiske prosessene og hvordan bedriften kan gjøre forbedringer. De kan dermed bidra med mye kunnskap som er nyttig å verdsette.
Opprette en databeskyttelsesstruktur som involverer ansatte
Det er nyttig å skape en databeskyttelsesstruktur som gjør det mulig for ansatte å samarbeide. Med andre ord bør arbeidsgiver lytte til de ansatte og øke deres engasjement i beslutninger og prosesser.
Arbeide for å bli en lærende organisasjon
Det er godt å skape en lærende organisasjon ved å la de ansatte diskutere sine erfaringer, kunnskaper og feil med hverandre. Det er også viktig å ha mot til å endre sine grunnleggende forutsetninger for å bli en lærende organisasjon, da situasjoner kan oppstå der dette er nødvendig. For eksempel på grunn av fremveksten av ny praksis eller teknologi. GDPR er formulert på en slik måte at selskaper forventes å hele tiden reflektere over deres GDPR-arbeid og for å forbedre det. Ved å skape en lærende organisasjon er det lettere å gjøre det.
Selskaper med databeskyttelsesansvarlig
Noen selskaper må utnevne en databeskyttelsesansvarlig (DPO) i henhold til lovkravene. Det er positivt for DPO å oppmuntre selskapets ansatte til å skape en bedriftskultur basert på læring og forbedring. I tillegg er det nyttig for DPO å besøke de ulike avdelingene og snakke med medarbeiderne for å få en bedre forståelse av behandlingen av personopplysninger. Det kan også øke sikkerheten for de ansatte, hvis de føler at de får støtte og mulighet til å stille spørsmål, gi sine meninger, forslag til forbedringer, etc.
Skape en databeskyttelseskultur som inkluderer forbedringsarbeid
Det er nyttig å skape en databeskyttelseskultur som oppmuntrer til forbedring av ansatte, da forbedringsarbeidet i det interne GDPR-arbeidet er kontinuerlig. Det er derfor viktig å lytte til medarbeiderne og gi dem mulighet til å uttrykke sine synspunkter. Det betyr ikke nødvendigvis at arbeidsgiver iverksetter alle de foreslåtte tiltakene, men å lytte til ideer kan være bra for sikkerheten som ansatte tør å påvirke.
Mer om GDPR
Kartlegging av prosesser
For å effektivisere GDPR-prosessen og identifisere forbedringsmuligheter, er det nyttig å gjennomføre en prosesskartlegging. Med andre ord, de ansatte i selskapet, eller hver avdeling hvis det er et større selskap med flere avdelinger, gjennomgå hvordan de behandler personopplysninger i sine daglige oppgaver. Dette vil gi de ansatte en bedre praktisk forståelse av når GDPR gjelder, og kan gjøre det interne GDPR-arbeidet mer effektivt og enklere å forbedre.