GDPR
Opplæring for GDPR-ansatte og databeskyttelse generelt
Det er nyttig å gi opplæring til GDPR-ansatte regelmessig. Det samme gjelder for forvaltningen av virksomheten. GDPR gjennomsyrer hele virksomheten, da behandling av personopplysninger er et sentralt element. Bedrifter behandler for eksempel ofte personopplysninger om ansatte, kunder, representanter for samarbeidspartnere osv. I slike tilfeller må selskapet overholde GDPR, og det er mye informasjon og regler å holde styr på.
Opplæring av GDPR-ansatte
Ansatte bør få relevant opplæring i GDPR i forhold til sine oppgaver. Ettersom mange personer i bedrifter behandler personopplysninger som en del av sine oppgaver, er det viktig for dem å kjenne reglene. For eksempel, hvis en kundeservicemedarbeider mottar en forespørsel fra en registrert for å tilfredsstille en rettighet, må de håndtere saken riktig. Det samme gjelder en IT-tekniker som vedlikeholder servere for lagring av personopplysninger. Skulle et brudd på personopplysninger oppstå i forbindelse med arbeidet i serverne, må IT-teknikeren vite hvordan man skal handle i samsvar med GDPR for at selskapet skal kunne overholde sine forpliktelser med hensyn til rapportering av brudd på personopplysninger.
Skriftlige prosedyrer og instruksjoner
GDPR er et omfattende sett med regler, og det er ikke nødvendig for alle ansatte å kjenne alle reglene. Det er imidlertid viktig at de er klar over reglene som er relevante for deres oppgaver og måten de behandler personopplysninger på. Det er derfor nyttig å etablere skriftlige prosedyrer og instruksjoner slik at personalet enkelt kan holde oversikt over hva de trenger å gjøre. Det er imidlertid noen ting som kan være bra for alle i selskapet å vite. For eksempel hva som kan utgjøre et brudd på personopplysninger og hvordan man skal handle hvis det skjer.
Opplæring for databeskyttelsesansvarlige
Det er nyttig å tilby videre opplæring til DPOer, hvis selskapet har en slik DPO. Ikke alle selskaper trenger å ha databeskyttelsesansvarlige. For eksempel er det nyttig at personvernombudet får mulighet til å trene ved å ta kurs om ny praksis i databeskyttelse eller nye forskrifter som utfyller GDPR, for eksempel AI-loven.
Større selskaper bør ha databeskyttelsesambassadører
I større selskaper kan utnevnelse av databeskyttelsesambassadører i stor grad forenkle databeskyttelsesarbeidet. For eksempel, hvis et selskap har flere avdelinger som arbeider separat. I slike tilfeller kan det være nyttig å utnevne en av medlemmene av hver avledning som databeskyttelsesambassadør. Den personen bør få mer detaljert opplæring om GDPR og databeskyttelse, og bli utpekt som kontaktperson for GDPR-saker for avdelingens medlemmer.
I sin tur kan ledelsen også formidle viktig informasjon innen databeskyttelse til databeskyttelsesambassadører, som har til oppgave å formidle informasjonen til medlemmene av deres respektive avdelinger. En databeskyttelsesambassadør vil dermed bli en kommunikasjonskanal og grensesnittet mellom ledelsen og andre ansatte. Dette vil gjøre det lettere for selskapet å kommunisere, for eksempel, nye retningslinjer på området, og å motta informasjon om viktige databeskyttelsesrelaterte saker.
Mer informasjon om GDPR
Bedrifter trenger å bygge en sterk sikkerhetskultur
For at et selskap skal ha et godt nivå av databeskyttelse og for å overholde alle regler som GDPR, bør de skape en god og sterk sikkerhetskultur. Med andre ord, skape felles verdier, kunnskap og praksis innen datasikkerhet og cybersikkerhet. Jo bedre sikkerhetskultur, jo mindre sannsynlige brudd på personopplysninger oppstår, og jo mildere konsekvensene kan være hvis de oppstår.